紙質(zhì)檔案如何整理

紙質(zhì)文件的整理方法：

裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)裝訂，從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來(lái)，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供條件。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

常見(jiàn)的裝訂方式有：

01

線(xiàn)裝法

線(xiàn)裝法是以棉線(xiàn)作為裝訂材料，對(duì)文件進(jìn)行固定的方式。線(xiàn)裝法主要有“三孔一線(xiàn)”裝訂和直角裝訂?！叭滓痪€(xiàn)”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側(cè)裝訂。直角裝訂是指通過(guò)手工使用棉線(xiàn)在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用于較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過(guò)裝訂材料變形對(duì)文件進(jìn)行加固的方法。常見(jiàn)的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。不銹鋼訂書(shū)釘裝訂采用不銹鋼訂書(shū)釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁(yè)數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書(shū)釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進(jìn)行裝訂。

在進(jìn)行裝訂方式選擇時(shí)，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進(jìn)館等因素，永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。因線(xiàn)裝法使用的棉線(xiàn)與紙質(zhì)檔案在材料上類(lèi)似，從檔案保護(hù)的角度看，線(xiàn)裝是最利于檔案長(zhǎng)期保存的一種裝訂方式。

頁(yè)數(shù)較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執(zhí)行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執(zhí)行，也可以使用不銹鋼訂書(shū)釘?shù)妊b訂，但應(yīng)保證裝訂材料符合保管期限內(nèi)的耐久性需求。

檔案整理的步驟

紙質(zhì)檔案整理有什么簡(jiǎn)單的方法

檔案的整理我認(rèn)為主要是分門(mén)別類(lèi)吧，不知道你的檔案是什么類(lèi)型的，不過(guò)你可以，1、按照不同人員也就是歸屬者的不同分類(lèi)；2、按照不同性質(zhì)的科目?jī)?nèi)容分類(lèi)；3、按照時(shí)間的先后排序分類(lèi)?？傆幸环N是可以的，希望能夠幫到您。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專(zhuān)門(mén)的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類(lèi)很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專(zhuān)用的A4活頁(yè)文件袋就買(mǎi)了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門(mén)別類(lèi)放好，會(huì)非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱(chēng)要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán)，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱(chēng)統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。